English follows below. | El español continúa más abajo

---

Appointment Policies

Olivia's Heritage Spa 2908 Freedom Blvd, Building 3, Watsonville, CA

Last updated: August 08, 2026

Why we have this policy

When you book with us, we reserve that time, that room, and that provider exclusively for you. A missed appointment is time we cannot offer to another client — including clients on our waitlist.

The closer a cancellation comes to the appointment time, the less able we are to fill that opening. Cancellations made a day or more in advance can usually be rebooked. Cancellations made the same day almost never are. Our fees are structured to reflect that difference, so that clients who give us real notice are never charged, and the fee rises only as our ability to recover the time disappears.

By booking an appointment, you agree to the terms below.

Booking window

• Appointments may be booked online up to 3 hours before the desired start time. For same-day appointments inside that window, please call or text us and we will do our best to accommodate you.

• Appointments may be scheduled up to 6 months in advance.

• Please note: an appointment booked less than 12 hours before its start time is subject to the same-day fee below from the moment it is booked. If you are booking same-day, please be confident you can attend.

Cancellation and reschedule fees

We ask for as much notice as you can give us. Fees are based on how much notice we receive:

• More than 24 hours before your appointment — no charge.

• Between 24 and 12 hours before your appointment — 50% of the scheduled service price.

• Less than 12 hours before your appointment (same day) — 100% of the scheduled service price.

• No-show (you do not arrive and do not contact us) — 100% of the scheduled service price.

The same fee applies whether you cancel outright or reschedule — in both cases the reserved time goes unused.

You may cancel or reschedule:

• Through the confirmation link in your booking or reminder message

• By calling or texting the spa during business hours

• By replying to your appointment reminder

If you cancel between 24 and 12 hours out, the 50% fee is applied by our team when we process your cancellation. Cancellations inside 12 hours are charged automatically.

Late arrivals

We hold your appointment time for 15 minutes past your scheduled start.

• If you arrive within that 15-minute window, we will still see you, but your treatment may be shortened to protect the schedule for clients booked after you. The full service price still applies.

• If you arrive more than 15 minutes late, we may not be able to perform your service. This is treated as a no-show and the 100% fee applies.

If you know you are running behind, please call or text us as soon as possible. We will always try to make it work.

Card on file

A valid credit or debit card is required to reserve any appointment. Your card is stored securely and is not charged at the time of booking unless a deposit is required for your service.

By booking, you authorize Olivia's Heritage Spa to charge the card on file for cancellation, late arrival, and no-show fees as described in this policy.

Deposits

Certain appointments require a non-refundable deposit at the time of booking, which is applied toward the cost of your service. Deposits are required for:

• Appointments of 90 minutes or longer

• Treatments requiring product or medication ordered specifically for you

• New clients booking [specify services]

• Clients with two or more prior no-shows

If you cancel with more than 24 hours' notice, your deposit transfers to your rescheduled appointment. Inside 24 hours, your deposit is applied toward the cancellation fee owed.

Memberships, packages and prepaid services

If you hold a membership or prepaid package:

• Cancellation and no-show fees are charged to your card on file. Your prepaid service credits are not consumed or forfeited by a missed appointment, and your monthly membership payment schedule is unaffected.

• Repeated no-shows may result in a requirement to prepay in full at the time of booking.

Medical and injectable services

Appointments involving prescription medications, injectables, or medically supervised treatments may be subject to additional requirements, including mandatory deposits and a longer cancellation window. Your provider will confirm these at the time of booking.

Missing a medically supervised follow-up may affect your treatment plan or your eligibility to continue a protocol. If you need to reschedule, please contact us as early as possible so we can keep your care on track.

Exceptions

We are people, and life happens. At the sole discretion of management, fees may be waived for:

• Documented medical emergencies

• A death in the family

• Severe weather, road closures, or a documented vehicle emergency

• Illness with symptoms that make treatment unsafe or contraindicated

If you are sick, please do not come in. Call or text us — we will work with you. We would far rather reschedule you than have you arrive unwell, and we do not penalize clients who are acting in the interest of everyone's safety.

Fee waivers are granted as a courtesy, not as a right, and are generally limited to one per client per calendar year.

Repeated missed appointments

Clients with three or more late cancellations or no-shows in a 12-month period may be required to prepay in full for all future appointments, or may lose the ability to book online.

Questions

If you have any questions about this policy, or believe a fee was charged in error, please contact us within 7 days of the charge:

Phone/Text: [number] Email: [email] Web: oliviasheritagespa.com

We review every request personally.

---

Políticas de Citas

Olivia's Heritage Spa 2908 Freedom Blvd, Building 3, Watsonville, CA

Última actualización: agosto de 2026

Por qué tenemos esta política

Cuando usted reserva una cita con nosotros, apartamos ese horario, ese cuarto y esa especialista exclusivamente para usted. Una cita perdida es tiempo que ya no podemos ofrecerle a otra clienta, incluyendo a las clientas que están en lista de espera.

Entre más cerca de la hora de la cita se haga una cancelación, menos posibilidad tenemos de llenar ese espacio. Las cancelaciones que se hacen con un día o más de anticipación casi siempre se pueden volver a ocupar. Las que se hacen el mismo día casi nunca. Nuestros cargos están diseñados para reflejar esa diferencia: la clienta que nos avisa con tiempo nunca paga nada, y el cargo sube únicamente conforme desaparece nuestra posibilidad de recuperar ese horario.

Al reservar una cita, usted acepta los términos que se describen a continuación.

Cuándo se pueden reservar las citas

• Las citas se pueden reservar en línea hasta 3 horas antes de la hora deseada. Para citas el mismo día dentro de ese periodo, por favor llámenos o mándenos un mensaje de texto y haremos lo posible por atenderla.

• Las citas se pueden programar hasta con 6 meses de anticipación.

• Tome en cuenta: una cita reservada con menos de 12 horas de anticipación queda sujeta al cargo del mismo día desde el momento en que se reserva. Si va a reservar para el mismo día, por favor asegúrese de que sí podrá asistir.

Cargos por cancelación y por cambio de cita

Le pedimos que nos avise con el mayor tiempo posible. Los cargos dependen de con cuánta anticipación recibamos su aviso:

• Más de 24 horas antes de su cita — sin cargo.

• Entre 24 y 12 horas antes de su cita — 50% del precio del servicio programado.

• Menos de 12 horas antes de su cita (el mismo día) — 100% del precio del servicio programado.

• Falta sin aviso (no se presenta y no nos avisa) — 100% del precio del servicio programado.

El cargo es el mismo si cancela la cita o si la cambia de fecha, porque en ambos casos el horario apartado se queda sin usar.

Usted puede cancelar o cambiar su cita:

• Con el enlace de confirmación que viene en su reservación o en su mensaje de recordatorio

• Llamando o mandando mensaje de texto al spa durante el horario de atención

• Respondiendo al mensaje de recordatorio de su cita

Si cancela entre 24 y 12 horas antes, nuestro equipo aplica el cargo del 50% al momento de procesar su cancelación. Las cancelaciones dentro de las 12 horas se cobran automáticamente.

Llegadas tarde

Le guardamos su horario 15 minutos después de la hora en que estaba programada su cita.

• Si llega dentro de esos 15 minutos, sí la atendemos, pero es posible que su tratamiento se acorte para no afectar a las clientas que tienen cita después de usted. En ese caso se cobra el precio completo del servicio.

• Si llega más de 15 minutos tarde, es posible que ya no podamos realizar su servicio. Esto se considera una falta sin aviso y aplica el cargo del 100%.

Si sabe que va a llegar tarde, por favor llámenos o mándenos un mensaje lo antes posible. Siempre trataremos de encontrar una solución.

Tarjeta registrada

Se requiere una tarjeta de crédito o débito vigente para apartar cualquier cita. Su tarjeta se guarda de forma segura y no se le hace ningún cargo al momento de reservar, salvo que su servicio requiera un depósito.

Al reservar, usted autoriza a Olivia's Heritage Spa a hacer cargos a la tarjeta registrada por cancelación, llegada tarde y falta sin aviso, según se describe en esta política.

Depósitos

Algunas citas requieren un depósito no reembolsable al momento de reservar, el cual se aplica al costo de su servicio. Se requiere depósito para:

• Citas de 90 minutos o más

• Tratamientos que requieren producto o medicamento pedido especialmente para usted

• Clientas nuevas que reservan [especificar servicios]

• Clientas con dos o más faltas sin aviso previas

Si cancela con más de 24 horas de anticipación, su depósito se transfiere a su nueva cita. Dentro de las 24 horas, su depósito se aplica al cargo por cancelación que corresponda.

Membresías, paquetes y servicios pagados por adelantado

Si usted tiene una membresía o un paquete pagado por adelantado:

• Los cargos por cancelación y por falta sin aviso se hacen a su tarjeta registrada. Sus créditos de servicio pagados por adelantado no se consumen ni se pierden por una cita perdida, y su calendario de pagos mensuales de la membresía no se ve afectado.

• Las faltas sin aviso repetidas pueden resultar en que se le pida pagar por adelantado el total al momento de reservar.

Servicios médicos e inyectables

Las citas que incluyen medicamentos recetados, inyectables o tratamientos bajo supervisión médica pueden tener requisitos adicionales, como depósitos obligatorios y un plazo de cancelación más amplio. Su especialista se los confirmará al momento de reservar.

Faltar a una cita de seguimiento bajo supervisión médica puede afectar su plan de tratamiento o su elegibilidad para continuar con un protocolo. Si necesita cambiar su cita, por favor contáctenos lo antes posible para no interrumpir su tratamiento.

Excepciones

Somos personas y entendemos que se presentan imprevistos. A criterio exclusivo de la administración, se pueden dispensar los cargos en caso de:

• Emergencias médicas comprobadas

• Fallecimiento de un familiar

• Mal clima severo, cierre de carreteras o una emergencia comprobada con su vehículo

• Enfermedad con síntomas que hagan que el tratamiento no sea seguro o esté contraindicado

Si está enferma, por favor no venga. Llámenos o mándenos un mensaje y buscaremos una solución juntas. Preferimos mucho más cambiarle la cita a que usted venga sintiéndose mal, y no penalizamos a las clientas que actúan pensando en la seguridad de todas.

La dispensa de cargos se otorga como cortesía, no como un derecho, y por lo general se limita a una vez por clienta por año calendario.

Citas perdidas repetidas

Las clientas con tres o más cancelaciones tardías o faltas sin aviso en un periodo de 12 meses pueden quedar obligadas a pagar por adelantado el total de sus futuras citas, o pueden perder la opción de reservar en línea.

Preguntas

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o si considera que se le hizo un cargo por error, por favor contáctenos dentro de los 7 días siguientes al cargo:

Teléfono/Mensaje de texto: [número] Correo electrónico: [correo] Sitio web: oliviasheritagespa.com

Revisamos cada solicitud personalmente.